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玄武区中小学档案管理办法

（试行）

　　第一章 总则

　　第一条  为规范我区中小学档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》、《江苏省档案管理条例》及《南京市档案条例》，结合我区中小学档案工作实际，制定本办法。

　　第二条  本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

　　第三条  档案工作是学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

　　第四条  区教育局主管全区学校档案工作，区档案局在职责范围内负责对学校档案工作进行业务指导、监督和检查。

　　第五条  档案工作由学校校长领导，其主要职责是：

　　（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准并遵守学校档案工作规章制度；

　　（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

　　（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

　　（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

　　第二章 机构设置与人员配备

　　第六条  学校应建立综合档案室，档案实行集中统一管理。

　　第七条  学校综合档案室是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

　　第八条  学校档案机构的管理职责是：

　　（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

　　（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

　　（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

　　（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

　　（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

　　（六）开展档案的开放和利用工作；

　　（七）开展学校档案工作人员的业务培训；

　　（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。

　　第九条  学校应当备配专、兼职档案工作人员，并保持相对稳定，应将档案员的工作量纳入学校工作考核中。

　　第十条  学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

　　 

　　第三章 档案管理

　　第十一条  学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

　　第十二条  学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

　　（一）党群类：主要包括学校党组织、工会、团委、民主党派、少先队等组织的各种会议记录、计划、总结、统计报表、名册等文件材料；学校表彰材料、违纪案件的调查材料、违纪党员的调查处理意见、决定及有关案件的调查材料；上级机关下达的有关党群管理的文件材料。

　　（二）行政类：主要包括学校行政工作计划、总结、会议记录、学校总体规划、年鉴、大事记、历史沿革、基本概况等文件材料；学校制定的各项规章制度、岗位职责；学校房产、物资、财产、登记移交清册；学校举行校庆及重要活动形成的文件材料；学校机构设置、撤并、更名、启用印章等文件材料；学校机构编制统计年报、干部年报、工资统计年报、花名册等文件材料；学校有关人员录用、转正定级、退休、死亡抚恤、年度考核、工资调整、住房补贴；教师职称评聘等文件材料；学校教职工调动工作的行政关系介绍信及存根、工资转移证等文件材料；上级机关下达的和学校人事管理、行政管理有关的文件材料。

　　（三）教育教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等重大活动及成果的文件材料。

　　（四）学生学籍类：学生学籍、转进转出、奖惩等记录。

　　（五）教师业务类：教师个人业务考核记载。

　　（六）设备仪器类：主要包括各种仪器设备（价值在1万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

　　（七）会计类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）执行。学校可以根据学校实际情况确定归档范围。

　　归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、实物等各种载体形式。

　　第十三条  学校实行档案材料形成单位（部门）、课题组立卷的（整理）归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷归档。立卷（归档）人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷归档，编制页号或者件号，制作卷内目录（归档文件目录），交本部门负责档案工作的人员检查合格后向综合档案室移交。

　　第十四条  归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

　　第十五条  档案材料归档时间为：

　　（一）党群类、行政类、教育教学类、学生学籍类、教师业务类在每学年度放假前归档；会计类按年度在次年的二月底前归档；

　　（二）设备仪器类应在设备开箱验收后及时归档;

　　（三）特殊载体档案随时归档。

　　第十六条  学校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

　　（一）党群类、行政类、教育教学类、学生学籍类文件材料根据《江苏省<归档文件整理规则>实施细则》（苏档〔2016〕3号），按保管期限—年度分类，以件为单位进行整理装盒。件号按永久、30年、10年分别以文件排列顺序从“1”开始标注。

　　（二）教师业务类文件材料，一人一卷或数卷，按年度整理。

　　（三）会计类分别按凭证、账簿、报表的年度编制流水号，具体遵照国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）执行。

　　（四）特殊载体材料的整理：

　　1.照片按年度或专题分类排列，具体遵照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）执行。

　　2.录音带、录像带按专题或（学）年度整理，单独存放，具体遵照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）执行。

　　3.电子文件按（学）年度整理，单独存放，具体遵照《电子文件归档与管理规范》（GB/18894-2002）执行。

　　第十七条  学校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长和上级主管部门批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

　　第十八条  学校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

　　第十九条  学校个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

　　第二十条  学校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

　　第二十一条  学校撤销、合并或分立时学校档案的归属：学校撤销时，档案移交区教育局档案室保存；学校合并时，档案随之并入；学校分立时，档案由原校保存。

　　第二十二条  学校档案机构应当对档案的收进和移出、档案数量、档案的利用等情况进行准确的统计，并按照有关规定向档案行政管理部门报送档案工作基本情况统计报表。

　　 

　　第四章 档案的利用与公布

　　第二十三条  学校档案机构应当按照国家有关规定并报请区教育局批准公布档案。未经授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不得对外公布：

　　（一）涉及国家秘密的；

　　（二）涉及专利或者技术秘密的；

　　（三）涉及个人隐私的；

　　（四）档案形成单位（本单位）规定限制利用的。

　　第二十四条  凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

　　第二十五条  查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位（部门）或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

　　第二十六条  学校重要、珍贵档案的利用一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。加盖学校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

　　第二十七条  学校应当设立阅览室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

　　第二十八条  学校档案机构应当积极开展档案的编研工作。

　　 

　　第五章 条件保障

　　第二十九条  学校应当将学校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

　　第三十条  学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。

　　 

　　第六章 奖励与处罚

　　第三十一条  学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

　　（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

　　（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

　　（三）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案机构的；

　　（四）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

　　第三十二条 有下列行为之一的，按照管理权限对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任： 

　　（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；

　　（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的； 

　　（三）涂改、伪造档案的； 

　　（四）擅自出卖或者转让档案的； 

　　（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；

　　（六）不按规定归档或者不按期移交档案的；

　　（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

　　（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。 

　　 

　　第七章 附则

　　第三十三条  本办法适用于玄武区中小学校，幼儿园、直属单位的档案管理工作可参照本办法执行。

　　第三十四条  本办法由玄武区档案局和教育局负责解释。

　　第三十五条  本办法自公布之日起施行。